Première embauche : monter la mutuelle de votre recrue, étape par étape

Le premier recrutement, c'est le contrat de travail, la déclaration préalable, la visite médicale, le registre du personnel... et la mutuelle, qu'on découvre souvent en dernier. Elle est pourtant due dès le premier jour, sans seuil d'effectif ni délai d'ancienneté. Voici dans quel ordre avancer pour que tout soit en place quand votre recrue arrive, et pour que le contrat serve vraiment à quelqu'un qui va exercer votre métier.

1. Retrouvez votre convention collective

Tout part de là. La convention peut imposer des garanties au-dessus du panier légal, une part employeur supérieure à 50 %, et recommander un organisme qui connaît le métier. Elle dépend de l'activité principale réelle de l'entreprise ; l'outil du code du travail numérique la retrouve à partir du nom ou du SIRET. Nos fiches métier donnent la convention habituelle du métier et ce qu'elle prévoit en santé : voyez la fiche de votre métier.

2. Fixez les garanties en pensant au poste

Le plancher, c'est le panier de soins légal, relevé par votre branche le cas échéant. Au-dessus, regardez le poste de travail : un salarié qui soulève des charges, qui reste debout dix heures, qui travaille les yeux rivés sur un écran ou qui passe ses journées au volant n'a pas les mêmes dépenses de santé. Un bon remboursement en dentaire ou en optique pèse aussi dans la balance quand on cherche à garder quelqu'un dans une petite structure.

Décidez enfin si le conjoint et les enfants sont couverts, de façon obligatoire ou facultative : cela change la cotisation et ce que vous financez.

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3. Faites chiffrer, puis comparez

Mutuelle, institution de prévoyance ou compagnie d'assurance, tout organisme peut porter le contrat : comparez à garanties égales. Pour un premier ordre de grandeur, la cotisation moyenne d'un contrat collectif atteignait 74 € par mois et par personne couverte en 2023, parts employeur et salarié réunies, selon la DREES. Nos repères pour lire deux devis.

4. Écrivez votre décision

Rédigez une décision unilatérale : bénéficiaires, garanties, organisme, cotisation et répartition, cas de dispense que vous acceptez. Remettez-la à votre salarié et gardez la trace de cette remise, en main propre contre signature, jointe au bulletin de paie ou par courriel avec accusé de réception. Le guide complet de la décision unilatérale.

5. Affiliez votre salarié, ou recueillez sa dispense

Votre recrue remplit son bulletin d'adhésion. Si elle est déjà couverte comme ayant droit par la mutuelle obligatoire de son conjoint, par exemple, elle peut demander une dispense : déclaration sur l'honneur et justificatif, que vous conservez. Quels salariés peuvent se dispenser.

Sur la fiche de paie, la part salariale apparaît en retenue et la part employeur en charge.

Les oublis classiques de la première fois

Le premier, c'est de signer le contrat que propose le premier interlocuteur venu, sans avoir ouvert la convention collective : si la branche impose un socle plus élevé, le contrat est à refaire. Le deuxième, c'est de ne rien écrire : le contrat existe, la cotisation est prélevée, mais aucune décision unilatérale n'a été remise au salarié, et le jour du contrôle, l'exonération de la part employeur tombe. Le troisième, c'est d'accepter un refus oral : un salarié qui ne veut pas de la mutuelle doit relever d'un cas de dispense et le demander par écrit, sinon il adhère.

Le quatrième oubli concerne la prévoyance. Dans bien des métiers manuels, la branche impose aussi un contrat pour l'arrêt de travail, l'invalidité et le décès, et pour les cadres une cotisation est due dès le premier. Le guide sur la prévoyance fait le tour de la question. Enfin, pensez au certificat de travail du jour où le salarié partira : la portabilité de la mutuelle s'y mentionne.